مفهوم هماهنگی

 اصول ایجاد هماهنگی

برای ایجاد هماهنگی سه اصل مد نظر قرار می گیرد که عبارتند از : اصل وحدت فرماندهی ، اصل ایجاد هماهنگی و اصل حیطه نظارت

الف: اصل وحدت فرماندهی: بر اساس این اصل هر کارمند فقط باید در برابر یک مدیر پاسخگو باشد. افراد باید بدانند که به چه کسی گزارش میدهند و مدیران نیز باید بدانند که در برابر چه کسی مسئول و پاسخگو هستند ضمن اینکه باید کاملا روشن باشد که چه کسانی تصمیم میگیرند و چه کسانی باید اجرا کنند.                          

ب: اصل خط فرمان: خط فرماندهی یا مسیر صدور دستور از مقامات عالی سازمان شروع می شود و تا کارکنان سطح عملیاتی امتداد می یابد. وحدت مدیریت فقط هنگامی امکانپذیر است که همه ارتباطات رسمی از طریق خط فرمان برقرار گردند. البته گاهی خط فرمان بیش از حد طولانی می شود و موجب کندی ارتباطات و تصمیم گیریها می شود. در چنین مواردی برای افزایش سرعت به جای خط فرمان از شورای هماهنگی استفاده می شود. 

ج: اصل حیطه نظارت: تعداد کارکنانی که به طور مستقیم به یک مدیر گزارش می دهند نباید زیاد باشد. بر اساس مطالعات انجام شده ، افراد تحت نظارت مدیران عالی نباید بیش از هفت نفر باشند تا مدیران مذکور بتوانند کارهای آنان را هماهنگ سازند.

هر چه حیطه نظارت مدیر محدودتر باشد ارتفاع سلسله مراتب سازمانی افزایش می یابد و در نتیجه سطح هزینه های نظارت مستقیم مدیریت بالا می رود زیرا به دلیل افزایش تعداد مدیران ، به هزینه های پرداخت فوق العاده مدیریت و فوق العاده مسئوولیت سرپرستی افزوده می شود.[3]

 

هدف از ایجاد هماهنگی

ایجاد هماهنگی ممکن است با هدف نیل به یکی از مقاصد ذیل صورت پذیرد:

1. بازداشتن: پیش‌بینی مسائل و مشکلات آتی و ایجاد هماهنگی برای مقابله با آنها؛

2. اصلاح کردن: تشخیص وضعیت غیر عادی و تعیین نقایص سیستم و ایجاد هماهنگی برای رفع آنها؛

3. تنظیم کردن: شناسایی مختصات نظم موجود و ایجاد هماهنگی برای حفظ آنها؛

4. بهبود دادن: بررسی عملیات خرده‌سیستم‌های موجود و ایجاد هماهنگی برای بهبود آنها. 

راه های ایجاد هماهنگی

در سازمان های کوچک,چون تعداد کارمندان کم است,ایجاد هماهنگی ساده است. اما در سازمان های بزرگ به دلیل تقسیم کار و طبقه بندی وظایف تخصصی, ایجاد هماهنگی در بین فعالیت ها مشکل است.چند روش ساده ایجاد هماهنگی میتواند روش های زیر باشد:

1-       هماهنگی از طریق سلسله مراتب فرماندهی و اعمال اصول رسمی سازمان خصوصاً توجه به حیطه نظارت و استفاده از کمک‌های کارشناسان ستادی

2-       هماهنگی از طریق استاندارد کردن فعالیت های سازمانی؛ که اعمال هماهنگی را با توجه به دستورالعمل‌ها و مقررات موضوعه به صورت خودکار تسهیل و به مرحلة اجرا در می‌آورند

3-       هماهنگی از طریق واحدهای سازمانی هماهنگ‌کننده، که معمولاً به دو شکل انجام می‌شود: الف: گروه‌های هماهنگ‌کننده موقت؛ ب: واحدها یا گروه‌های هماهنگ‌کننده ثابت.

4-       هماهنگی از طریق خود هماهنگی، که کارکنان با اتکاء به خود و اعتماد به نفس، بدون نظارت و یا سرپرستی، فعالیت‌های خود را هماهنگ می‌کنند.[4]

 

هماهنگی و فن‌آوری:

فن آوری تأثیر عمده ای بر ساختار سازمانی دارد؛ به طوری که می‌توان گفت: «انواع گوناگون فن آوری، انواع متفاوتی از وابستگی درونی را میان واحدهای تشکیل دهنده هر سازمان ایجاد می‌‌کنند» هر چه نیاز به هماهنگی افزایش یابد، بر نیاز به فن‌آوری برای هماهنگ‌سازی، افزوده می‌شود و در نتیجه، وابستگی سیستم هماهنگ کننده به فناوری افزایش می‌ یابد.[5] 

ساز و کارهای ایجاد هماهنگی

برای ایجاد هماهنگی معمولا از چهار ساز و کار استفاده می‌شود:

1. هماهنگی غیر رسمی برنامه ریزی نشده: در این روش، هماهنگی به صورت داوطلبانه، غیر رسمی و بدون برنام ریزی تفضیلی انجام می‌پذیرد؛ در موارد ذیل می‌توان از این روش هماهنگی استفاده کرد:

الف) هریک از کارکنان بر اهداف عملکرد خود و واحدش واقف باشد؛

ب) هریک از کارکنان، تصویر روشنی ار نیازهای خود( برای انجام وظیفه)، در نظر داشته باشد؛

ج) مهمتر از همه اینکه، هریک از کارکنان بتواند خود و عملکرد خود را با سازمان و اهداف سازمانی وفق دهد و سازمان به اندازه ای برای کارکنان اهمیت بیابد که آنان با اشتیاق به تحقق اهداف سازمانی علاقه نشان دهند؛

د) گروه های کاری سازمان، خود را به سازمان وابسته بدانند؛ به گونه ای که به کار در آن افتخار کنند و پیوند افراد با سازمان تقویت شود.

2. هماهنگی رسمی برنامه‌ریزی شده

اگر استفاده از هماهنگی داوطلبانه مقدور نباشد یا به دلیل بزرگی و پیچیدگی بیش از حد سازمان کارایی استفاده ا ارتباطات غیررسمی، در حد مطلوب نباشد، برای هماهنگی از روش برنامه ریزی شده و رسمی استفاده می‌ شود و با به کارگیری رویه‌های عملیاتی استاندارد و مقررات مدون، اقدام به هماهنگی می‌ گردد.

3. هماهنگی به وسیله افراد

با توجه به تفاوت های فردی انسانها، همواره امکان دارد که افراد مختلف از یک خط مشی واحد، برداشت‌های متفاوتی داشته باشند. درواقع هرکس تمایل دارد که خط مشی های موجود را با در نظر گرفتن منافع خود تفسیر کند. به همین دلیل هماهنگ ساختن برداشت های ذهنی افاد، کاری دشوار است؛ از این رو دو راهکار برای حل این مسئله ارائه می‌شود:

الف) استفاده از مسؤول مشترک؛

ب) ایجاد واحد هماهنگ کننده.

4. هماهنگی به وسیله گروه‌ها

ایجاد هماهنگی به وسیله گروه نیز امکان‌پذیر است و از طریق تشکیل گروه‌های کاری دائمی یا موقت و تشکیل جلسات گروهی نیز می‌‌توان امور مورد نظر را هماهنگ ساخت. البته ایجاد هماهنگی به وسیله گروه کار کار آسانی نیست؛ زیرا توجه به امکان جناح‌بندی اعضای گروه در مورد نحوه اولویت بندی اهداف سازمانی در مقایسه با اهداف فردی یا گروهی، احتمال دارد که نیل به توافق در گروه دشوار گردد.[6]

نتایج هماهنگی

از طریق هماهنگی نتایج زیر بدست می‌‌آید:

1. هدف با حداقل هزینه تحقق پیدا می‌‌کند.

2. تأثیرات اولیه و ثانویه امور مانند امور فنی و تجاری بررسی و نتایج آنها در نظر گرفته می‌‌شود.

3. مخارج با منابع مالی در دسترس مطابقت پیدا می‌‌کند.

4. تجهیزات با نیازها سازگار می‌شود.

5. خرید مواد اولیه با مقدار مصرف تناسب پیدا می‌کند.

6. مقدار تولید و فروش با یکدیگر تناسب می‌یابد.

7. مؤسسه دارای اندازه‌های متناسب یعنی نه زیاد بزرگ و نه زیاد کوچک می‌ گردد.

8. ابزار و وسایل تولیدی در جای خود مورد استفاده قرار می‌گیرد.

9.وسایل حمل و نقل دارای راه مخصوص است و برای مخاطرات احتمالی، ابزتر و وسایل تأمینی در نظر گرفته می‌شود.

10. متفرعات تابع اصول است و ابزار کار با هدف تناسب می‌ یابد.[7]

 

روش‌های اثربخش کردن هماهنگی

1-       استفاده از تکنیک‌های اساسی مدیریت، شامل سلسله مراتب مدیریتی، قوانین، دستورالعمل‌ها و برنامه‌ریزی و اهداف

2-       افزایش امکانات بالقوه هماهنگی، شامل سیستم اطلاعات عمومی ارتباطات جانبی (تماس مستقیم، نقش ادغام کننده مدیریتی، نقش‌های رابط مدیریتی)

3-       کاستن نیاز به هماهنگی، که شامل ایجاد واحدهای مستقل و ایجاد منابع اضافی می‌باشد

 

 

 [1]. رضائیان، علی؛ مبانی سازمان و مدیریت، تهران، سمت، 1386، چاپ دهم،ص363.

[2]. نیکواقبال، علی‌اکبر؛ برگزیده‌ی نظریه‌های سازمان و مدیریت، تهران، سمت، 1387چپ اول، ص43.

[3]. وردی نژاد، فریدون، درویش وند، مهدی ، عباسی، محمد حسین هماهنگی در سازمان، http://www.verdinejad.com/hamahangi.htm

[4]. امیر کبیری، علیرضا؛ مروری بر تئوری و اصول مدیریت، تهران، نگاه دانش، چاپ چهارم، 1384، ص159-161.

[5]. رضائیان، علی؛ تهران، سمت، 1386، چاپ دهم،373.

[6]. رضائیان، علی؛ ص(381-377) .

[7]. نیکو اقبال، علی اکبر؛ برگزیده‌ی نظریه های سازمان و مدیریت، تهران، انتشارات سمت، 1387چپ اول، ص43.

/ 0 نظر / 880 بازدید